Saisonspitzen planen und das Januarloch überstehen

Zwei Wochen im Dezember können ein Restaurant durch ein ganzes Quartal tragen. Sechs Wochen im Januar können das leise wieder zunichtemachen.

Die meisten Gastronomen spüren das, planen jede Saison aber trotzdem gleich: Kalender öffnen, wenn jemand fragt, einteilen, wer gerade Zeit hat, und darauf hoffen, dass die Gedecke dort landen, wo sie sonst auch landen. Das geht gut, bis es das eine Jahr nicht mehr tut. Und wenn es auffällt, ist der Dezember zu 70 Prozent gebucht und für den 20. stehen vier Leute im Dienstplan an einem Abend, der sieben gebraucht hätte.

Die Lösung besteht aus einer Handvoll Entscheidungen, die früher fallen, als es sich richtig anfühlt. Dafür braucht es keine Tabellenkalkulations-Religion.

Kennen Sie die Form Ihres Jahres, nicht nur die Spitzen

Jeder Gastbetrieb hat eine Nachfragekurve, und Ihre ist vermutlich nicht die aus der Fachpresse.

Ein Innenstadtrestaurant zwischen Bürohäusern lebt von der Firmenweihnachtsfeier. Sein Dezember konzentriert sich also auf die ersten drei Wochen und ist ab dem 23. tot. Ein Viertellokal mit Familienpublikum erlebt das Gegenteil: ruhige Bürowochen, dann Andrang zwischen Weihnachten und Neujahr, wenn alle zu Hause sind und Reste nicht mehr sehen können. Ein Hotelrestaurant folgt der Belegung. Eine Weinbar folgt dem Wetter.

Ziehen Sie die Gedecke des Vorjahres nach Tagen. Nicht nach Monaten, nach Tagen. Dann dasselbe für das Jahr davor. Das Muster, das Sie suchen, heißt nicht "Dezember ist stark", sondern "der zweite Donnerstag im Dezember ist unser stärkster Nicht-Samstag im Jahr und wir besetzen ihn jedes Mal zu dünn".

Zwei weitere Dinge, die auf diese Kurve gehören:

1. Die einzelnen Spitzenabende. Valentinstag, Silvester, Muttertag und jede lokale Veranstaltung, die den Ort füllt. Diese Abende verhalten sich völlig anders als ein starker Samstag. Die Nachfrage kommt in einem engen Fenster, die Gäste buchen früher, und meist läuft der Abend in zwei Sitzungen statt im laufenden Service.
2. Die wirklich toten Strecken. Mitte Januar bis Anfang Februar in weiten Teilen Europas. Die Woche nach einem großen Feiertag. Was bei Ihnen dem Satz entspricht: "Alle sind pleite und auf Diät."

Wie weit im Voraus Sie Reservierungen öffnen sollten

Es gibt keine allgemeingültige Antwort, aber eine schlechte Voreinstellung: alles zwölf Monate im Voraus zu öffnen, weil das System es zulässt.

Eine Reservierung, die elf Monate vorher entsteht, ist eine Reservierung, die vergessen wird, und je weiter sie in der Zukunft liegt, desto höher das No-Show-Risiko. Außerdem blockiert sie Ihre Kapazität, bevor Sie Ihre Preise, Ihre Karte oder die Frage kennen, ob es das Séparée dann noch gibt.

Was sich bewährt:

Regelbetrieb: vier bis acht Wochen. Lang genug für Menschen, die vorausplanen, kurz genug, dass die Reservierung im Kopf des Gastes real bleibt. Alles jenseits von zwei Wochen überbrücken Erinnerungen.

Spitzenabende: früh öffnen und es ankündigen. Valentinstag und Silvester lohnen zwei bis drei Monate Vorlauf, weil die Gäste, denen es wichtig ist, aktiv suchen. Der Vorteil liegt nicht nur in den gefüllten Plätzen. Sie wissen Mitte Januar, ob der Valentinstag über oder unter dem Vorjahr liegt, und können dann noch reagieren.

Dezember-Gruppenbuchungen: im September öffnen, im Oktober nachfassen. Über die Firmenfeier entscheidet eine Person im Büro, die den Auftrag bekommen hat, sich darum zu kümmern. Wen sie unkompliziert buchen kann, gewinnt. Wenn Ihr Dezember-Anfrageformular Ende September nicht online ist, kämpfen Sie um die Reste.

Die andere Hälfte davon ist die Ankündigung. Öffnen Sie den Kalender nicht still und warten Sie ab. Sagen Sie es Ihrem Verteiler. Eine einzige Nachricht an frühere Gäste, dass die Dezember- oder Valentinstagsreservierungen offen sind, konvertiert besser als fast alles andere in diesem Quartal, weil Sie Menschen ansprechen, die Sie ohnehin mögen, genau in dem Moment, in dem sie sich entscheiden.

Anzahlungen an Spitzenabenden

Im Alltagsgeschäft sind Anzahlungen schwach zu begründen. An Spitzenabenden sind sie stark zu begründen, und die Gäste wissen das.

Über eine Anzahlung an Silvester wundert sich niemand. Über eine am Valentinstag oder für eine Zehnergruppe im Dezember wundern sich die wenigsten. Die Erwartung ist bereits da, und damit fällt genau die Reibung weg, die Anzahlungen an einem normalen Dienstag zu einer schlechten Idee macht.

Ein paar praktische Leitplanken für eine Regelung, die keinen Streit erzeugt:

• Pro Abend und pro Gruppengröße festlegen, nicht pauschal. Eine Anzahlung auf jede Reservierung bestraft Ihre Stammgäste für das Verhalten von Dezemberfremden. Eine Anzahlung am 24. Dezember, am 31. Dezember, am 14. Februar und bei jedem Tisch ab acht Personen wird klaglos akzeptiert.
• Pro Person berechnen, nicht als Pauschale. Zehn Euro pro Kopf bei einem Zwölfertisch sind ein echter Schutz. Eine Pauschale von 25 Euro auf denselben Tisch schützt gar nichts.
• Auf die Rechnung anrechnen. Eine Anzahlung, die von der Endsumme abgeht, wirkt wie eine Vorauszahlung. Eine, die obendrauf bleibt, wirkt wie eine Strafe.
• Die Stornofrist in klarer Sprache in die Bestätigung schreiben. "Absage bis 48 Stunden vorher, volle Rückerstattung" ist ein Satz, nach dem Gäste handeln können. Bedingungen, die niemand liest, erzeugen Rückbuchungen und Ein-Stern-Bewertungen.
• Ausnahmen erlauben. Jemandem wurde der Flug gestrichen. Erstatten Sie, und merken Sie sich: Das Wohlwollen kostet fünfzig Euro und bringt Ihnen ein Jahrzehnt an Besuchen.

Bei den großen Menüabenden leistet eine Anzahlung etwas, das eine bloße Kartenhinterlegung nicht leistet: Sie bindet den Gast emotional. Menschen erscheinen zu Dingen, für die sie schon bezahlt haben.

Nach Prognose besetzen statt nach Bauchgefühl

Das ist das Muster, das am meisten Geld kostet und am seltensten auffällt: für jeden Freitag einer Saison dieselbe Anzahl Leute einzuteilen, obwohl die Freitage um 40 Prozent auseinanderliegen.

Die Daten dafür haben Sie längst. Wenn der dritte Freitag im Dezember letztes Jahr 118 Gedecke hatte und der zweite 74, dann sind das nicht dieselben Schichten und sie gehören nicht in denselben Dienstplan.

Ein Rhythmus, der funktioniert:

Vierzehn Tage vorher: bestätigte Gedecke gegen denselben Tag im Vorjahr halten. Vorläufigen Plan setzen. Alles, was deutlich über dem Vorjahr liegt, bekommt jetzt eine zusätzliche Person eingeplant, solange die Leute noch frei sind.

Sieben Tage vorher: nachprüfen. Reservierungen für einen bestimmten Abend bauen sich meist entlang einer berechenbaren Kurve auf. Wenn Sie eine Woche vorher bei 60 Prozent des späteren Endstands stehen, sonst aber bei 75 Prozent liegen, haben Sie ein Problem, das sich mit einer Kampagne oder Aktion noch lösen lässt.

Achtundvierzig Stunden vorher: festzurren. Zusätzliche Kräfte bestätigen, nicht benötigte abbestellen, und zwar früh genug, dass sie noch etwas anderes vorhaben können. Wer um 16 Uhr ausgeladen wird, vergisst das nicht.

Die Prognose sagt Ihnen auch, was Sie einkaufen. Dezember-Mise-en-Place ist teuer, und der Unterschied zwischen Vorbereitung für 100 und für 130 ist echtes Geld in einem Monat, in dem sich Verderb leicht verstecken lässt.

Das Januarproblem

Der Januar ist ein struktureller Einbruch. Wer ihn für ein Marketingversagen hält und mit Kraftakten dagegenhält, brennt genau das Team aus, das gerade eine Verschnaufpause braucht.

Bessere Sichtweise: Im Januar geben Sie den Überschuss aus, den der Dezember geschaffen hat, und zwar für Ihre Position statt zum Stopfen von Kostenlöchern.

Was in einem Tief praktisch funktioniert. Öffnungstage kürzen, statt vier halbleere Services zu fahren (zwei starke Abende schlagen fünf müde, und Ihr Team bekommt ein Leben zurück). Die Schulung, die Kartenentwicklung und die Grundreinigung machen, für die sonst nie Zeit ist. Ein Menü zum Festpreis fahren, das nach Wert aussieht, ohne Ihre Aushängeschilder zu verramschen. Anfragen für private Feiern im Frühjahr einsammeln, solange Sie Zeit für ordentliche Antworten haben. Und die Ruhe nutzen, um alle anzusprechen, die im Dezember da waren und nie wiederkamen, denn ein Dezembergast ist ein warmer Kontakt für ein ganzes Jahr.

Der letzte Punkt ist der wertvollste in der Liste. Ihr Dezemberbuch ist voll von Menschen, die einmal da waren, zu einer Feier, auf Initiative von jemand anderem. Die meisten davon werden nie wieder an Sie denken, wenn Sie ihnen im Januar keinen Anlass geben.

Kurz gefasst

Saisonalität ist vorhersehbar, und damit die dankbarste Art von Problem in der Gastronomie. Gedecke des Vorjahres nach Tagen ziehen, Spitzenabende früher öffnen als den Regelbetrieb und es dem Verteiler sagen, an den vier oder fünf Abenden, die es rechtfertigen, eine Anzahlung pro Person nehmen, und jeden Dienstplan aus bestätigten Reservierungen gegen denselben Tag im Vorjahr bauen. Und dann den Januar als Saison mit einem Zweck planen statt als Loch, in das man gefallen ist. Wer gut durch den Winter kommt, hatte selten den vollsten Dezember. Sondern wusste im Oktober, wie der Dezember aussehen würde.